7 yleisintä tapaa sisäänkirjautumiseen (#26)

Pitääkö vieraat nähdä henkilökohtaisesti? Vai kannattaako koko sisäänkirjautuminen automatisoida?

Tätä on kysytty minulta niin Airbnb-verkkokurssillani kuin muissakin yhteyksissä, joten päätin listata parhaat tavat blogin muotoon.

Osa majoittajista haluaa ehdottomasti tavata itse vieraat, koska kokevat sen turvallisemmaksi ja/tai haluavat samalla opastaa henkilökohtaisesti majoittumiseen kohteessa. Toiset taas kokevat henkilökohtaisen vastaanottamisen aivan liian aikaa vieväksi ja pyrkivät siksi automatisoimaan sen.

Olen itse kokeillut sekä vieraiden vastaanottamista henkilökohtaisesti, että automatisoitua sisäänkirjautumista ennalta lähettämieni ohjeiden perusteella. Kokemusten pohjalta olen päätynyt käyttämään jälkimmäistä osana omaa Airbnb-vuokraustani.

Automatisoimalla sisäänkirjautumisen et joudu odottelemaan vieraiden saapumista esimerkiksi lennon myöhästymisestä tai muista muutoksista johtuen.

Tällöin myöskään saapuminen myöhään illalla tai yöllä ei ole ongelma, kun oma aikataulu ei ole sidottu vieraiden saapumisaikaan.

Lopulta aloin hyödyntää automatisoitua sisäänkirjautumista myös vuokratessani vierashuonetta, vaikka asuin itse samassa asunnossa.

7 erilaista tapaa sisäänkirjautumiseen

1. Henkilökohtainen vieraiden vastaanottaminen tai 2. Naapuri/ystävä ottaa vieraat vastaan.

Varsinkin Airbnb-vuokrauksen alkuvaiheessa useat majoittajat haluavat ottaa vieraat henkilökohtaisesti vastaan ja samalla ohjeistaa tarkemmin majoittumisesta kohteessa. Tämä tapa toimii vain jos:

• Jos asut lähellä vuokrattavaa kohdetta &
• haluat syystä tai toisesta tavata vieraasi henkilökohtaisesti &
• olet joustava aikataulusi suhteen.

Aktiivista majoittaa suosittelen kuitenkin automatisoimaan sisäänkirjautumisen.

3. Älylukot tai 4. Älykkäät lisäosat.

Mikäli haluat täydellistä aika- ja paikkariippumattomuutta avainten luovutukseen sekä seurattavuutta vieraiden liikkumisen suhteen, niin älylukot ovat ratkaisusi.

Sen lisäksi, että ne ovat vaivaton ja helppo ratkaisu sisäänkirjautumiseen, niin ne säästävät rutkasti aikaa ja vaivaa.

Kerrostalossa pitää kuitenkin muistaa varmistaa, että vieraat pääsevät myös alaovesta sisälle. Esimerkiksi Yale Doorman on suosittu älylukko, mutta miinuspuolena se vaatii koko lukkorungon vaihtamisen. Tämän vuoksi sen asentaminen kerrostaloasuntoon vaatii luvan taloyhtiön hallitukselta. Lisäksi alkuinvestointi asennustöineen on useita satoja euroja, mutta aktiivisessa majoittamisessa se on lopulta pieni summa.

Älylukkoa kevyempi vaihtoehto on Pindoran älykäs ovenavausjärjestelmä, joka tekee perinteisestä mekaanisesta lukosta älylukon.

Pieni oven sisäpuolelle asennettava lisäosa ei vaadi taloyhtiöltä lupaa ja on asennettavissa tai poistettavissa helposti muutamassa minuutissa ilman, että lukkorungolle tarvitsee tehdä mitään. Pindoran ratkaisu myydään yrityksille kuukausiveloitteisena palveluna ja kuluttajille kertamaksullisena, joten se sopii majoittajalle, joka haluaa muuttaa ovensa ”älykkääksi” matalan kynnyksen käyttöönotolla.

Hyvänä plussana Pindoran saa kytkettyä myös ovipuhelimeen, mikä ratkaisee alaovesta sisään pääsemisen osassa kerrostaloista.

5. Avainlaatikko tai 6. Avainpiilo.

Avaimen luovutuksen voi hoitaa myös tarkoitusta varten suunnitellulla lukollisella avainlaatikolla, mikäli sille löytyy sopiva (lue: turvallinen ja helposti vieraan löydettävissä oleva) kiinnityspaikka asunnon lähistöltä. Erityisesti rivitaloissa ja omakotitaloissa avainlaatikolle on yleensä helposti löydettävissä sopiva kiinnityspaikka.

Laatikon aukaisemiseen tarvittavan numerokoodin voi lähettää vieraille muiden saapumisohjeiden kanssa ja itse avaimen laittaa laatikkoon esimerkiksi muutamaa tuntia ennen vieraan saapumista tai siivouksen yhteydessä. Jos tunnet olosi erityisen rohkeaksi, niin myös pelkkä avaimen piilottaminen voi olla riittävä ratkaisu satunnaiseen majoittamiseen – vaikka sitten kukkapurkin tai pihakiven alle.

Kerrostalossa on hyvä huomioida, että avainlaatikkoa ei saa kiinnittää taloyhtiölle kuuluviin tiloihin kuten rappukäytävään ilman lupaa. Mielikuvitusta saa kuitenkin käyttää tässäkin asiassa.

Oheisessa kuvassa on esimerkki, miten vanhan ja neutraalin näköisen pyörän runkoon on kiinnitetty avainlaatikko. Pyörä on lukittu tukevasti rungostaan kiinni sisäänkäynnin viereen. Lisäksi tyhjä kumi varmistaa, ettei kukaan halua varastaa pyörää.

Ohikulkija ei todennäköisesti kiinnitä mitään huomiota koko pyörään tai rungossa roikkuvaan avainlaatikkoon, mutta satunnaisen Airbnb-vieraan on helppo ottaa siitä avain saapumisen yhteydessä.

7. Avaimen välityspalvelu.

Avaimen luovutuksesta voi sopia myös läheisen kioskin, kaupan tai ravintolan kanssa. Yleensä läheiset yrittäjät suhtautuvat hyvinkin suopeasti yhteistyöhön ja kokevat sen positiivisena näkyvyytenä myös itselleen. R-kioski –ketju on vienyt palvelun askeleen pidemmälle ja tuotteistanut tarkoitusta varten erillisen R-avainpalvelun, jossa R-kioskille voi jättää avaimen noudettavaksi henkilöllisyystodistusta vastaan kohtuullisella 5 €/kerta hinnalla.

Majoittuminen oli jäädä avaimen luovutuksesta kiinni
Joskus asunnon vuokraaminen voi olla avaimesta kiinni. Olin palaamassa reissusta iltalennolla Suomeen ja tarvitsin majoituksen itselleni pariksi päiväksi. Löysin sopivan asunnon Airbnb:n kautta Helsingin keskustasta. Majoittajalle ei kuitenkaan sopinut myöhäinen saapumisaikani, koska hän oli tottunut luovuttamaan avaimen henkilökohtaisesti, eikä halunnut odotella saapumistani yömyöhään.

Ehdotin majoittajalle avaimen viemistä lähellä sijaitsevalle 24/7 auki olevalle R-kioskille. Majoittaja ei ollut tietoinen R-kioskin avainpalvelusta, mutta innostui palvelusta ja vei avaimen ärrälle odottamaan minua. Lopulta kaikki voittivat – majoittaja sai asunnon vuokrattua, minä tarvitsemani majapaikan ja R-kioski lisää liiketoimintaa (bonuksena päädyin ostamaan sieltä vielä yöpalaa itselleni).

Poikkeustilanteet avainten luovutuksessa

Joissain tilanteissa vieraiden vastaanottaminen henkilökohtaisesti voi olla hyödyllistä, vaikka normaalisti et heitä näkisikään.

Mikäli syystä tai toisesta vieraat herättävät kysymysmerkkejä, joihin et saa selvyyttä varausprosessin aikana, niin tällöin voi olla hyvä tavata vieraat kasvotusten sisäänkirjautumisen yhteydessä. Tämä on kuitenkin harvinaista, sillä mahdolliset kysymysmerkit vieraiden suhteen kannattaa pyrkiä selvittämään jo ennen vieraan saapumista keskinäisen viestinnän avulla.

Fyysisten avainten suhteen on myös mahdollista, että vieraat unohtavat avaimen sisälle asuntoon tai jopa hukkaavat sen. Tilannetta varten kannattaa miettiä valmiiksi toimintaprosessi. Kerrostalossa ongelman ratkaiseminen onnistuu yleensä tilaamalla huoltoyhtiö avaamaan ovi. Omakotitalossa voit jättää vara-avaimen piiloon ja tarvittaessa kertoa paikan tiedot vieraille.

Ennakolta tilanteen voi pyrkiä välttämään jättämällä vieraille kaksi isohkoilla avaimenperillä varustettua avainta, jolloin on jo epätodennäköistä, että kumpikin avain sattuisi unohtumaan sisälle tai hukkumaan samanaikaisesti.
Vähintään kahden avaimen jättäminen vieraille on myös hyvää palvelua.

Useamman henkilön matkaseurueissa vieraat haluavat usein tehdä eri asioita päivän aikana, jolloin heille on helpompaa pystyä liikkumaan vapaasti sisään ja ulos useamman avaimen avulla.

—

Mitä tapaa sinä käytät vieraiden sisäänkirjautumiseen? Miksi?

Kommentoi alle ajatuksesi. 🙂